Les Petites et Moyennes Entreprises (PME), doivent suivre une certaine politique de fonctionnement, si elles souhaitent rester rentables sur le long terme. Pour y parvenir, elles ont besoin d’offrir des services et des prestations de qualité, tout en parvenant à se démarquer de la concurrence. Pour proposer une valeur ajoutée, elles ont de plus en plus tendance à confier certaines tâches à des structures externes à l’entreprise. Au nombre de ces tâches, on compte le secrétariat externalisé, qui présente bien d’avantages.

Quels avantages tirent les PME en externalisant leurs services ?

Pour rester productif, une entreprise, quelle que soit sa taille doit pouvoir se concentrer sur son cœur de métier. Elle consacre ainsi ses ressources à apporter à ses clients ce qu’elle sait faire de mieux. Les autres services qui sont considérés comme annexes, sont pour leur part, confiés à d’autres personnes qui ont l’expertise et le savoir-faire pour les mener à bien. Dans ce cas, on pourrait parler du secrétariat externalisé. C’est une tâche qui nécessite un véritable savoir-faire.

Chacun de son côté s’occupe à faire un travail qu’il maitrise du bout des doigts. Résultat des courses, l’ensemble des services proposés au client est de qualité, ce qui représente un atout non négligeable qui peut peser lourd dans la balance face à la concurrence. En sachant comment choisir une permanence téléphonique, une société est capable d’offrir par exemple un meilleur service client.

L’externalisation fait également faire des économies à l’entreprise, puisqu’elle n’est pas obligée d’embaucher du personnel supplémentaire pour le travail en question. Une partie des charges liées à ce poste est ainsi consacré à la sollicitation d’une expertise extérieure. Ces professionnels peuvent intervenir de manière ponctuelle, ou permanente, en fonction des besoins de la société. Intervenant en externe, ils ont un regard décalé qui peut être source d’idées novatrices pour la PME.

Les tarifs du secrétariat externalisé sont généralement plus souples que les services classiques. Les prix sont aussi plus adaptatifs et offrent une liberté de mouvements aux entreprises qui y trouvent une alternative intéressante pour se débarrasser des coûts variables. Ceux qui interviennent à l’extérieur cherchant toujours à améliorer leurs performances, afin de fidéliser leur clientèle, la qualité devient ainsi une constante sur laquelle les entreprises peuvent s’appuyer.

Quels autres services peuvent être externalisés ?

Le secrétariat externalisé n’est pas l’unique service pouvant être traité de l’extérieur, loin de là. Cette politique peut aussi s’appliquer à l’informatique, avec notamment un professionnel chargé de la maintenance, de la rédaction de contenu, ou de la veille informatique. Dans ce cas, il est plus facile à l’entreprise de faire appel à un tiers que d’embaucher un salarié qui interviendrait à temps plein, surtout si la boite en est à ses débuts. Avec la flexibilité des prix pratiqués par les prestataires du secteur web ou informatique, le rapport qualité/prix est très intéressant. Le marketing digital fait partie de ces services qui sont le plus souvent externalisés. Puisqu’il participe à la définition de l’image de marque de l’entreprise, celle-ci gagne beaucoup en s’offrant les compétences d’un professionnel. Elle peut ainsi mieux communiquer sur ses produits ou services, et profiter d’un meilleur positionnement par rapport aux concurrents.

Si beaucoup de PME ont un recours à un secrétariat externalisé, on en remarque aussi un nombre conséquent qui externalise leur comptabilité. Grâce à ce moyen, les comptes sont bien tenus, et ils gagnent une marge sur les frais liés à l’opération. Les missions confiées à ce genre de professionnels sont souvent faites à des moments clés, ce qui réduit considérablement le coût des prestations. Par manque de compétences, d’expérience ou de temps, certaines entreprises n’hésitent pas à externaliser leur direction.

La gestion des appels entrants ou sortants fait également partie des tâches pouvant être traitées en externe, tout comme le secrétariat externalisé. On note l’émergence de plusieurs sociétés qui se sont spécialisées dans ce domaine pour offrir des services sur mesure à leurs clients.